Faire appel à un prestataire informatique devient plus qu’une simple option et s’avère souvent être une stratégie gagnante pour les entreprises. Cependant, avant de prendre cette décision, il est important de faire le point sur ses besoins et d’appréhender les enjeux et les avantages d’une telle collaboration.

Pourquoi externaliser ses services informatiques ?

Collaborer avec un prestataire informatique peut être grandement bénéfique pour les professionnels. Nous avons recensé pour vous les 3 avantages principaux :

#1 : Gain de temps et de productivité

L’évolution des technologies a mené à la digitalisation des entreprises. L’utilisation d’ordinateurs est omniprésente dans tous les secteurs d’activité (gestion des mails, base de données clients, annuaires des fournisseurs, etc.).

Les outils numériques se sont donc imposés dans le quotidien des professionnels, devenant essentiels à leur activité. En effet, l’activité des sociétés devient dépendante du bon fonctionnement du parc informatique, ce qui nécessite une assistance, une maintenance et des conseils informatiques importants. L’informatique doit être un support à l’activité, pas un frein.

La gestion du parc informatique demande non seulement des ressources humaines, mais également financières et techniques. Faire appel à un prestataire informatique apparait comme une solution bénéfique pour les entreprises : les professionnels se concentrent pleinement sur leur activité pendant que le prestataire spécialisé veille au bon fonctionnement du parc informatique (infogérance) et des autres services personnalisés :  support technique, assistance aux utilisateurs, recommandations d’équipement, sécurité, optimisation du budget, etc.

#2 : Maîtrise du budget

La gestion informatique comprend de nombreuses prestations, telles que la téléphonie, la connexion internet, la mise à jour logicielle, la maintenance du système d’information, la cybersécurité, et bien plus encore. Pour gérer votre parc, deux options sont possibles :

• Recruter un ou plusieurs experts qualifiés en interne pour former une Direction des Systèmes d’Information (DSI)
• Faire appel à un prestataire spécialisé

Recruter un ou plusieurs techniciens spécialisés peut s’avérer complexe. En effet, il est possible de rencontrer des difficultés à embaucher des personnes qualifiées et disponibles, d’autant plus dans un domaine technique qui n’est pas le vôtre. Par ailleurs, composer une DSI engendre également des coûts conséquents, incluant le recrutement, les frais de maintenance, l’achat de matériel, etc.

Faire appel à un prestaire est une alternative qui répond cependant à tous vos besoins tout en étant plus économique. Cette solution permet de réduire les coûts d’exploitation du Système d’Information,  et les frais de maintenance et d’infogérance tout en vous offrant un accès à une expertise à moindre coût.

Votre prestataire gère également l’entretien et le renouvellement du matériel, tout en optimisant votre budget. Vous avez ainsi la possibilité de fixer vous-même les limites de vos dépenses.

Lors de la souscription à un contrat d’infogérance, un audit est préalablement réalisé par votre prestataire. Cela permet d’anticiper les dépenses et de trouver des solutions pour optimiser le Système d’Information dans le cadre du budget défini par l’entreprise.

#3 : Une expertise totale ou complémentaire

Si vous possédez déjà une Direction des Systèmes d’Information au sein de votre société, collaborer avec un prestataire informatique représente également une opportunité de croissance et d’optimisation. Le choix entre une DSI et un prestaire n’est pas forcément binaire. En effet, il est possible de combiner ces deux solutions et de profiter au mieux de cette synergie.

Cette collaboration peut être stratégique. La DSI gère la stratégie informatique globale de l’entreprise, l’alignement des technologies avec les objectifs et la relation avec les parties prenantes tandis que le prestataire se concentre davantage sur la maintenance du Système d’Information, les mises à jour logicielles et les audits. Il peut également apporter un complément d’expertise et une vision nouvelle et externe à votre DSI.

Cette synergie permet une complémentarité dans les expertises, la génération de nouvelles idées et l’amélioration globale de votre activité informatique !

Travailler avec un prestataire informatique, que vous disposiez ou non d’une DSI interne, offre donc de nombreux avantages majeurs : gain de temps et de productivité, maitrise et optimisation du budget, expertise totale ou complémentaire… Il existe également d’autres avantages liés aux choix du prestataire : flexibilité, accompagnement, veille technologique, cybersécurité, réactivité, etc.

Lorsque vous faites le choix de l’externalisation de vos services informatiques, vous choisissez avant tout un professionnel qualifié, mais aussi un partenaire de confiance ! Afin de vous conforter dans votre sélection, vous pouvez écouter notre podcast sur les « 7 points clés pour bien choisir votre prestataire informatique ».

Synovo Group, c’est aussi de nombreux services IT !

Au travers de la branche Synovo IT Solutions, nos experts en solutions informatiques œuvrent au quotidien afin de proposer aux professionnels des prestations techniques innovantes et adaptées à leurs besoins. Nous proposons un large spectre de services IT : découvrez nos domaines d’expertise !

Vous êtes à la recherche d’un partenaire informatique  ?

Cloud Computing, téléphonie professionnelle, infogérance, etc. Nos équipes vous accompagnent afin d’élaborer des solutions sur mesure !

Pour en savoir plus, remplissez directement notre formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous pour vous accompagner et élaborer une solution adaptée à vos besoins.

L’article Pourquoi externaliser ses services informatiques ? Les 3 avantages majeurs à collaborer avec un prestataire ! est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Les entreprises sont aujourd’hui à la recherche de solutions efficaces et flexibles, adaptées aussi bien aux Smartphones qu’aux ordinateurs, pour optimiser la communication externe (avec les clients, fournisseurs, partenaires, etc.) et interne (entre collaborateurs d’une même société, entre les membres de différentes filiales, etc.).

Grâce à la VoIP / ToIP, les professionnels disposent désormais de nombreux outils modernes répondant à leurs besoins actuels. Parmi ces solutions, nous retrouvons notamment la softphonie ou encore la téléphonie Teams.

Softphonie ou téléphonie Teams : en quoi consistent ces solutions  ?

La Softphonie et la téléphonie Teams sont parmi les outils principaux sur le marché actuel de la ToIP / VoIP :

• Softphonie : solution de téléphonie dématérialisée, le softphone offre une flexibilité sans précédent en permettant aux utilisateurs de passer et recevoir des appels via un logiciel installé sur leur ordinateur, Smartphone et / ou tablette.
• Téléphonie Teams : principalement réputée pour être une plateforme de collaboration complète et intégrée à l’écosystème Office 365, Teams propose également une solution de téléphonie pour gérer les communications externes.

Il est donc essentiel pour les entreprises de sélectionner la solution de téléphonie qui s’aligne le mieux avec leurs objectifs, leur mode de fonctionnement et leurs exigences spécifiques en matière de communication.

Quelles sont les principales différences entre un softphone et la téléphonie Teams ?

Ces deux solutions présentent différents avantages, mais possèdent également leurs propres limites. Afin de vous aider dans votre choix, nous avons recensé pour vous les principaux points à retenir.

Le softphone

Les avantages principaux

#1 : Une flexibilité accrue

La softphonie permet aux utilisateurs de passer des appels depuis divers appareils, que ce soit un ordinateur, un Smartphone ou une tablette. Cette polyvalence est particulièrement utile pour les équipes mobiles ou les travailleurs à distance.

#2 : Une réduction des coûts

En n’exigeant pas de matériel téléphonique physique, la softphonie réduit les coûts d’infrastructure. Les entreprises peuvent ainsi réaliser des économies sur l’achat et la maintenance des équipements téléphoniques traditionnels.

#3 : Une intégration simple

Les softphones s’intègrent souvent facilement avec d’autres outils d’entreprise tels que les CRM (Customer Relationship Management) et les plateformes de gestion de projet. Cette intégration facilite la centralisation des communications et l’amélioration de la productivité.

#4 : Une possibilité de personnalisation

La softphonie offre de nombreuses options de configuration qui permettent aux entreprises de personnaliser les fonctionnalités selon leurs besoins spécifiques. Dans un contexte où l’orientation client est primordiale, la possibilité de personnaliser le parcours téléphonique est un outil crucial pour les entreprises.

Les limites du softphone

#1 : Une dépendance à la connexion Internet

La qualité des appels en softphonie dépend fortement de la stabilité et de la vitesse de la connexion Internet. Les problèmes de réseau peuvent affecter la qualité des communications.

#2 : Une gestion parfois complexe

La gestion et la maintenance des softphones peuvent être complexes, nécessitant des compétences techniques pour configurer, dépanner et sécuriser le système de manière adéquate.

La Téléphonie Teams

Les avantages principaux

#1 : Une intégration complète

Microsoft Teams s’intègre de manière transparente avec Office 365 et d’autres services Microsoft, offrant une expérience utilisateur unifiée. Cette intégration facilite la gestion des communications et des fichiers, tout en améliorant la productivité grâce à des workflows simplifiés.

#2 : Une meilleure collaboration

L’application Microsoft Teams offre une suite complète d’outils de collaboration, comprenant le chat, les appels vidéo et le partage de fichiers. Ces fonctionnalités permettent aux équipes de travailler de manière fluide et efficace, en temps réel, quel que soit leur emplacement.

#3 : Une facilité d’utilisation

L’interface utilisateur de Microsoft Teams est intuitive et facile à utiliser, ce qui réduit le besoin de formation approfondie . Cette facilité d’utilisation permet ainsi aux employés d’adopter rapidement la plateforme et de l’utiliser de manière optimale.

#4 : Une sécurité garantie

Microsoft Teams utilise des protocoles de sécurité avancés pour protéger les données des utilisateurs et garantir la confidentialité des communications. La conformité avec les normes de sécurité internationales renforce la confiance des entreprises en assurant une protection robuste et fiable de leurs données sensibles.

Les limites de la téléphonie Teams

#1 : Une dépendance à l’écosystème Microsoft

L’application Teams offre une performance optimale lorsqu’elle est intégrée à l’écosystème Microsoft 365. Les entreprises utilisant d’autres outils peuvent rencontrer des difficultés d’intégration ou être contraintes d’investir dans des ajustements coûteux pour harmoniser leurs systèmes.

#2 : Un coût parfois élevé

Bien que Teams offre de nombreuses fonctionnalités, certaines d’entre elles sont accessibles uniquement via des plans payants. Les entreprises doivent donc évaluer le coût total des applications souhaitées, incluant les licences et les éventuelles dépenses de formation.

Softphone indépendant ou téléphonie Teams : comment choisir ?

Le choix entre la softphonie et la téléphonie Teams peut s’avérer complexe. Cela peut dépendre de nombreux facteurs, tels que la taille de votre société, votre secteur activité, le volume d’appels quotidien, votre influence géographique, etc.

Outre les avantages et les limites présentés ci-dessus, vous pouvez également vous baser sur d’autres critères plus spécifiques à vos besoins : le coût de la solution, la facilité de déploiement et de gestion, l’évolutivité, le support technique offert, la prise en main, etc.

Synovo Group vous accompagne dans le renouvellement de votre téléphonie !

Vous souhaitez renouveler votre téléphonie ?

Nos équipes vous accompagnent tout au long de votre démarche, du choix de la solution à son installation et sa prise en main !

Pour en savoir plus, remplissez directement notre formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous pour vous accompagner et élaborer une solution adaptée à vos besoins.

L’article Téléphonie professionnelle : comment choisir entre un softphone indépendant ou Microsoft Teams ? est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Pourquoi est-il important de mettre en place un plan de sauvegarde solide avant la fermeture de votre entreprise ?

L’objectif principal de la mise en place d’un plan de sauvegarde est de prévenir les pertes de données. Cependant, il permet également de se protéger contre les cyberattaques ou encore d’assurer la continuité des activités !

#1 : Prévention contre les pertes de données

Un processus de sauvegarde régulier permet tout d’abord de se protéger contre les pannes matérielles.

En effet, pendant la fermeture estivale, les équipements informatiques de l’entreprise, tels que les serveurs et les disques durs, ne sont pas surveillés en continu. Les pannes matérielles peuvent survenir à tout moment, et sans un plan de sauvegarde, les données critiques pourraient être irrémédiablement perdues.

De plus, des événements imprévisibles tels que les tempêtes, les incendies ou les inondations peuvent causer des destructions massives des infrastructures de l’entreprise, y compris le matériel informatique.

Enfin, avant la fermeture de votre société, il n’est pas impossible que des erreurs humaines se produisent, telles que la suppression accidentelle de fichiers ou la mauvaise manipulation de données. Ces erreurs peuvent avoir des conséquences significatives si elles ne sont pas corrigées rapidement.

En sauvegardant vos données régulièrement, vous pouvez facilement restaurer les données perdues ou altérées, quelles que soient les causes !

#2 : Protection contre les cyberattaques

Si la cybersécurité est un défi quotidien de nos jours, il est d’autant plus important de se protéger pendant votre absence estivale. En effet, les cybercriminels profitent souvent des périodes de fermeture, où la vigilance est moindre, pour lancer des attaques.

Les attaques par ransomware, en particulier, peuvent être dévastatrices. Elles chiffrent les données de l’entreprise et exigent une rançon pour les déverrouiller. Avec des sauvegardes régulières, l’entreprise peut restaurer ses données à partir d’une sauvegarde récente, évitant ainsi de payer une rançon et minimisant les interruptions.

#3 : Continuité des activités

Un plan de sauvegarde permet de minimiser l’impact des interruptions des données. Une interruption imprévue peut paralyser les activités de l’entreprise à votre retour. En ayant des sauvegardes à jour, vous assurez une reprise rapide et efficace des opérations, réduisant au minimum les interruptions et les pertes financières potentielles.

D’une manière plus générale, un processus de sauvegarde solide et régulier est bénéfique pour la l’image de votre entreprise. Une perte de données peut nuire à la réputation de votre entreprise : vos clients et partenaires s’attendent à ce que leurs informations soient protégées et disponibles à tout moment. En mettant en place un plan de sauvegarde solide, vous démontrez votre engagement envers la sécurité et la fiabilité, renforçant ainsi la confiance de vos clients et de vos partenaires.

Mettre en place un plan de sauvegarde des données avant la fermeture estivale de votre entreprise est donc primordial . Cela vous protège contre divers événements imprévisibles et assure une récupération rapide de vos données en cas de dommage ou de perte.

Un tel processus peut également être précieux pour maintenir votre activité au quotidien. La fermeture estivale est un événement ponctuel vous rendant particulièrement vulnérables car votre réactivité et votre disponibilité seront affectées. Cependant, les risques de perte de données sont présents toute l’année…

Nous vous recommandons ainsi vivement de mettre en place un plan de sauvegarde avant votre départ, et de le maintenir à votre retour !

Quelles sont les étapes de mise en place d’un plan de sauvegarde des données ?

Etape 1 : Choisir la méthode de sauvegarde

La première étape dans la mise en place d’un plan de sauvegarde est le choix de la méthode de sauvegarde. Il en existe trois :

• La sauvegarde locale: vous stockez vos données sur site via des disques durs externes ou des NAS (Network Attached Storage)
• Le Cloud Computing: vous sauvegardez et accédez à toutes vos ressources via Internet (si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter notre article « Pourquoi choisir le Cloud Computing pour le stockage et la gestion de données en entreprise ? »
• La méthode hybride: vous combinez sauvegarde locale et Cloud pour une redondance optimale et la garantie d’une protection complète contre les différents types de risques.

Bonne pratique / ITips : connaissez-vous la règle du 3-2-1 ?

Les experts en informatiques ont élaboré cette règle pour mettre en place des sauvegardes efficaces. Cette règle stipule qu’il faut :

• 3 copies des données : l’originale, ainsi que deux copies
• Sur 2 types de support différents : par exemple, une copie sur un disque dur et une autre sur le Cloud
• Dont 1 hors site : pour se protéger contre les catastrophes locales

Etape 2 : Planifier des sauvegardes régulières

Une fois votre méthode de sauvegarde sélectionnée, il est essentiel de planifier des sauvegardes régulières. Cette deuxième étape consiste principalement à déterminer la fréquence adaptée à vos besoins (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle).

Afin de réduire les risques d’oublis, vous pouvez également opter pour l’automatisation des sauvegardes ! En effet, il existe des logiciels qui permettent d’automatiser le processus selon votre fréquence idéale.

Etape 3 : Tester la restauration et l’intégrité des données

Enfin, il ne vous reste plus qu’à tester la restauration et l’intégrité de vos données ! Lors de cette troisième et dernière étape, effectuez des tests périodiques de restauration pour vous assurer du bon fonctionnement de vos sauvegardes et de la récupération rapide des données. Il est également important de vérifier l’intégrité des fichiers sauvegardés pour éviter les corruptions et garantir que toutes les données sauvegardées sont utilisables.

Vous souhaitez mettre en place un plan de sauvegarde ?

Nos équipes vous accompagnent pour l’hébergement de vos données ainsi que pour la mise en place d’un plan de sauvegarde efficace. Profitez de l’expertise de nos conseillers, de processus certifiés ISO 27001 et HDS, ainsi que de nos Datacenters 100% français !

Nous vous accompagnons dans la sauvegarde de vos données de différentes manières :

• La mise en place d’un Plan de Reprise d’Activité (PRA) : nous élaborons ensemble toutes les procédures visant à restaurer rapidement les systèmes informatiques et les opérations au sein de votre entreprise après une perturbation majeure. Les sauvegardes régulières jouent un rôle central dans la réussite de cette reprise efficace.
• La mise en place d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) : nous définissons ensemble des stratégies détaillées pour assurer la continuité des opérations critiques de votre entreprise malgré les interruptions, en incluant non seulement les aspects technologiques mais également les processus métiers, les ressources humaines et les infrastructures physiques nécessaires à la résilience organisationnelle.

Pour en savoir plus, remplissez directement notre formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous dans les plus brefs délais.

L’article Fermeture estivale de votre entreprise : pourquoi mettre en place un plan de sauvegarde des données ? est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Aujourd’hui, le Smartphone est un outil indispensable dans tous les secteurs d’activité. Cependant, chaque profession possède des besoins différents. Si la plupart des utilisateurs recherchent la performance et le confort, d’autres se focalisent sur des critères souvent négligés.

Prenons par exemple les ambulanciers, pompiers ou secouristes, qui ont besoin d’un Smartphone solide et résistant pour répondre aux exigences de leurs missions, souvent effectuées dans des conditions terrains difficiles.

Il existe de nombreux métiers qui requièrent un téléphone professionnel performant, mais aussi adapté aux risques et / ou spécificités de leur activité. Dans ce contexte, il peut s’avérer complexe de prendre en considération tous ces critères de sélection…

Comment bien choisir son Smartphone ? Découvrez notre checklist pour vous accompagner dans votre choix !

Nous avons élaboré pour vous une checklist récapitulative ! Afin de vous aider dans le choix de votre flotte mobile, nous avons recensé et trié les caractéristiques clés à prendre en compte lors de vos recherches.

Téléchargez gratuitement notre infographie pour vous guider dans votre sélection et vous assurer de faire le meilleur choix pour répondre aux besoins uniques de votre activité professionnelle.

Elle est divisée en trois types de critères concernant le Smartphone mais aussi les solutions télécom complémentaires (forfaits mobile, solutions de gestion centralisée des terminaux (MDM), etc.) :

• Compatibles avec les besoins de l’activité
• Résistants face à l’environnement et la météo
• Adaptés à un usage professionnel et sécurisé

La gestion de votre flotte mobile n’a jamais été aussi simple grâce à notre offre all inclusive !

La valeur ajoutée de Synovo IT Solutions réside dans sa capacité à concevoir des offres complètes. Cela vous permet d’éviter la multiplication des contrats et des prestataires de service, mais aussi de bénéficier d’un interlocuteur unique et dédié pour vous accompagner.

C’est pourquoi nos consultants IT ont élaboré une offre Mobile Pro 360° à destination des professionnels évoluant avec une activité spécifique et / ou dans un environnement extrême. Cette offre clé en main comprend non seulement un Smartphone endurci, mais également un forfait mobile Orange ainsi qu’une solution de gestion centralisée des terminaux (MDM).

Alliez performance, résistance, sécurité et disponibilité en toute simplicité !

Consulter la plaquette commerciale

Synovo IT Solutions vous accompagne dans votre transition ! Pour en savoir plus sur notre offre Mobile Pro 360°, remplissez directement notre formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous dans les plus brefs délais.

L’article Comment choisir un Smartphone adapté aux métiers ayant une activité et / ou un environnement extrêmes ? est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Microsoft 365 Copilot : qu’est-ce que c’est ?

Le géant Microsoft a annoncé il y a quelques semaines le lancement de son nouvel outil, Copilot. Dans l’ère du temps et novateur, Copilot est un assistant intelligent pour le travail (votre copilote au quotidien). Cet outil utilise l’Intelligence Artificielle et est directement intégré dans l’environnement Microsoft 365, offrant une expérience de travail optimisée et fluide.

En effet, cet assistant IA vous accompagne dans toutes vos missions en s’adaptant à vos outils essentiels : Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint, etc. Il crée une toute nouvelle façon de travailler, permettant ainsi de gagner du temps, de booster la créativité et d’optimiser la productivité.

Concrètement, comment fonctionne cet outil ? Quelles sont les fonctionnalités apportées par Copilot ?

Copilot utilise notamment l’IA afin de trouver des informations plus rapidement, que ce soit dans un document ou sur votre navigateur web ! Il propose également une IA dite générative qui permet par exemple de rédiger un texte ou de créer une image.

Ces fonctionnalités sont directement accessibles depuis vos outils Microsoft 365. Découvrez comment optimiser vos tâches grâce à notre infographie ci-dessous* !

*liste des fonctionnalités non-exhaustive.

Pourquoi intégrer Microsoft Copilot au sein de votre activité ?

Les possibilités deviennent multiples avec l’intégration de Microsoft Copilot dans vos applications quotidiennes. En plus de faciliter grandement les tâches redondantes de votre quotidien, cet assistant procure également de nombreux avantages.

Découvrez les avantages offerts par Microsoft Copilot :

#1 : Aide à la conception de tout projet

Grâce à l’Intelligence Artificielle, vous n’aurez plus besoin de partir d’une feuille blanche pour votre projet, quelle que soit sa nature. Microsoft Copilot agit en tant que partenaire qui vous accompagne à chaque étape du processus : recherches, rédaction, analyse, illustration, etc.

#2 : Réduction du temps accordé aux tâches chronophages

Cet assistant intelligent réduit votre charge de travail au quotidien. En automatisant les tâches répétitives et en proposant des solutions rapides, Copilot vous permet de vous concentrer sur les aspects essentiels de votre travail. Il réduit drastiquement les heures accordées à la recherche des informations ou à la rédaction de messages types.

#3 : Stimulation de votre créativité

Cet outil vous offre la possibilité de libérer votre créativité ! Grâce à son assistance intelligente, explorez de nouvelles idées, développez des concepts innovants et générez des images en fonction de vos besoins. Que vous écriviez du code, des articles, des histoires ou des documents professionnels, Copilot pourra vous inspirer et vous aider dans vos missions.

Boostez votre productivité grâce à l’IA

Microsoft Copilot accélère vos processus afin de vous laisser le temps nécessaire pour vous concentrer sur ce qui compte réellement ! Il vous met à disposition tous les outils et les suggestions essentiels pour maitriser de nouveaux aspects de votre métier.

Découvrez une toute nouvelle façon de travailler !

Améliorez chaque rôle grâce à Microsoft Copilot ! 

Vous souhaitez intégrer Microsoft Copilot au sein de votre entreprise ?

Synovo IT Solutions vous accompagne dans votre transition ! Pour en savoir plus, remplissez directement notre formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous dans les plus brefs délais.

L’article Microsoft Copilot : pourquoi utiliser l’Intelligence Artificielle pour améliorer la productivité de vos équipes ? est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Pourquoi le service de messagerie avec le nom de domaine @notaires.fr disparaît-il ?

Une volonté de cultiver une identité propre

Les offices notariaux émettent le souhait de posséder une identité propre afin de renforcer leur indépendance, leur autonomie et surtout, leurs valeurs auprès de leurs clients.

Un taux de non-conformité avoisinant les 10%

L’ADSN a constaté, après une étude des adresses répertoriées, que près de 10% d’entre elles n’étaient pas conformes à la règlementation. Parmi ces adresses, certaines ne possèdent  pas le nom de domaine imposé en @notaires.fr.

Une nouvelle obligation technique et légale

Afin de conserver le nom de domaine @notaires.fr et de bénéficier de toutes les fonctionnalités collaboratives de Microsoft, il est désormais obligatoire depuis le début de l’année 2023 de détenir un sous-domaine. La déclaration de celui-ci engendre des démarches administratives et des frais à prendre en charge par les offices eux-mêmes. Pourtant, ce dernier doit être masqué des adresses…

Pour en savoir plus sur les raisons du changement de messagerie, vous pouvez consulter l’interview de ME SABOT-BARCET, présidente du CSN.

En savoir plus

L’ADSN annonce son plan de migration vers une nouvelle messagerie

L’ensemble de ces facteurs ont donc mené à la décision de supprimer officiellement le nom de domaine @notaires.fr. Par conséquent, les boîtes aux lettres concernées ne seront bientôt plus gérées par l’ADSN et ses services.

Afin de remédier à cette situation et d’accompagner les notaires, l’association a lancé une campagne de migration jusqu’au 31 mars 2024. Ce plan de migration incite les notaires à trouver un nouveau partenaire informatique capable de fournir le service de messagerie, ainsi que les solutions collaboratives Microsoft 365 (Exchange, Teams, SharePoint, etc.).

Pourquoi opter pour l’application Microsoft 365 ?

« Le mail seul n’existe plus en tant que tel, c’est une technologie presque disparue […] la boîte aux lettres est devenue dans les entreprises l’un des éléments d’un bouquet de services et d’outils collaboratifs complémentaires »

– Stéphane SCHOFFIT, Directeur des produits et services métier de l’ADSN

Au-delà de fournir le service de messagerie le plus utilisé par les professionnels (Outlook), Microsoft 365 propose une panoplie d’outils numériques facilitant la gestion de projet et optimisant le travail collaboratif au quotidien.

Pour en savoir plus sur les outils Microsoft 365 et l’optimisation du travail collaboratif au sein de votre étude, consultez notre article sur le sujet en cliquant ici !

Synovo IT Solutions fait partie des prestataires prêts à vous accompagner ! 

Vous souhaitez devenir maître de votre nom de domaine et profiter de tous les outils collaboratifs offerts par Microsoft 365 ?

Synovo IT Solutions vous accompagne dans votre transition ! Conscientes de la complexité de cette démarche, nos équipes ont déjà mis en place toutes les procédures nécessaires en collaboration avec l’ADSN. De ce fait, nous pouvons désormais migrer les offices vers la solution Microsoft 365 en toute simplicité. Elles ont déjà accompagné plusieurs notaires dans leur migration de messagerie.

Découvrez leurs témoignages :

« Lorsque l’ADNS nous a annoncé la suppression du service professionnel de messagerie utilisant le domaine @notaires.fr, nous avons été confrontés à une situation urgente nécessitant une solution rapidement. À la recherche d’un prestataire réactif et efficace pour répondre à nos besoins, les équipes de Synovo IT Solutions ont rapidement pris contact avec notre cabinet.

Leur solution s’est avérée parfaitement adaptée à nos exigences : productivité, sécurité des communication, confiance, etc. Nous avons également été très satisfaits de l’accompagnement proposé, de l’installation à la prise en main du nouveau service. Leur équipe s’est révélée disponible, à l’écoute et très efficace.

Malgré des exigences métiers particulières et un contexte pressant, notre première expérience avec Synovo IT Solutions a été très positive ! Nous envisageons d’ailleurs de poursuivre notre collaboration avec eux pour la maintenance informatique de nos équipements.

Je ne peux donc que recommander Synovo IT Solutions à mes confrères ! »

-Me WENDLING, Notaire associée (Etude de Me SCHILLING et Me WENDLING)

Pour en savoir plus, remplissez directement notre formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous dans les plus brefs délais.

L’article L’ADSN annonce la fin de la solution de messagerie avec le nom de domaine @notaires.fr : comment s’y préparer ? est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Leur capacité ne cesse de croître et leurs fonctionnalités évoluent,, voire dépassent aujourd’hui, celles des ordinateurs. De plus, l’accentuation du travail en situation de mobilité et du télétravail a renforcé l’utilisation globale des smartphones au sein des entreprises.

De ce fait, la sécurisation des téléphones mobiles devient une priorité pour les professionnels, quelle que soit l’échelle de leur activité.

Pourquoi sécuriser l’utilisation des smartphones au sein de votre entreprise ?

Les téléphones portables sont donc devenus indispensables au quotidien. Il faut cependant garder en mémoire qu’ils peuvent contenir de nombreuses informations sensibles et / ou confidentielles.

Les cybermenaces restent bien réelles et concernent également les smartphones.

Il existe plusieurs risques :

• Le phishing / smishing : il s’agit de l’utilisation de mails, de SMS ou encore d’appels frauduleux ayant pour but de tromper les collaborateurs afin de les inciter à révéler des données sensibles (mots de passe, coordonnées bancaires, etc.).
• Les malwares (logiciels malveillants) : ils peuvent être installés directement sur un téléphone sans le consentement de l’utilisateur. Ces logiciels ont pour but de voler des informations et / ou causer des dommages afin de paralyser l’ensemble de votre activité, voire exiger une rançon.
• Les menaces réseau : la connexion à des réseaux Wi-Fi non sécurisés dans des lieux publics permet aux cyberattaquants d’intercepter les communications et d’accéder aux données de l’utilisateur.
• Le vol / la perte du terminal : les smartphones sont faciles à perdre ou à se faire voler. Sans protection adéquate, toute personne mal intentionnée peut facilement accéder aux informations stockées à l’intérieur.

Cette liste n’est malheureusement pas exhaustive.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les cybermenaces liées à l’utilisation des téléphones mobiles, vous pouvez consulter le site cybermalveillance.gouv.fr – acteur gouvernemental contre la cybersécurité en France.

En savoir plus

Les vulnérabilités présentes dans les téléphones mobiles peuvent être exploitées par des cybercriminels afin d’accéder aux informations sensibles de l’entreprise. Ainsi, il est impératif que les entreprises mettent en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour préserver la confidentialité de leurs données.

5 conseils pour sécuriser l’utilisation des téléphones mobiles au sein de votre entreprise

Conscients qu’il existe de nombreuses préconisations sur le sujet, nous avons rédigé, avec  l’aide de notre Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI), une infographie répertoriant les cinq solutions clés pour renforcer la protection de vos smartphones. Téléchargez-la gratuitement en cliquant sur le bandeau ci-dessous !

Pour sécuriser vos téléphones mobiles, veillez à appliquer nos 5 conseils suivants :

• Inciter la mise en place d’une authentification
• Utiliser un bloqueur d’applications
• Etablir des procédures en cas de perte ou de vol
• Sensibiliser vos employés à la cybersécurité
• Mettre en place une politique de Mobile Device Management (MDM)

Vous souhaitez en savoir plus ?

Synovo IT Solutions vous accompagne dans la démarche !

Pour obtenir plus d’informations ou bénéficier d’un accompagnement personnalisé concernant la mise en place d’une politique de MDM, remplissez directement le formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous.

Retrouvez le témoignage de Mathieu BUTTGEN sur le déploiement de notre solution MDM au sein de ses différentes sociétés

« Nous avons équipé les appareils de nos 120 collaborateurs de la solution MDM de Synovo Group en avril 2024.

De manière générale, nous sommes très satisfaits de la solution ! L’installation et la configuration sont simples et rapides, et l’interface utilisateur est plutôt intuitive et facile à prendre en main, et le niveau de sécurité offert et très poussé !

C’est une solution performante et efficace qui nous offre quotidiennement de nombreux avantages : une accélération et généralisation des processus de gestion, un gain de temps considérable pour l’installation des nouvelles applications sur les mobiles de nos flottes, une prise en main possible à distance en cas de problème sur un ou plusieurs appareils, etc.

Nous profitons également de ce message pour remercier les équipes du support technique de Synovo Group pour leur accompagnement, leur disponibilité et leur réactivité !

Nous ne pouvons que recommander Synovo Group et leur solution MDM à nos confrères ! »

– Mathieu BUTTGEN, Président du Groupe Ambulances BUTTGEN

L’article 5 conseils pour sécuriser l’utilisation des téléphones mobiles au sein de votre entreprise est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Ainsi, la personnalisation du parcours téléphonique devient un outil de première ligne qui permet aux sociétés de maintenir des relations solides et de satisfaire à tout moment leurs contacts entrants. En structurant ce parcours, il est possible de guider efficacement vos interlocuteurs et ainsi fluidifier la communication.

Comment personnaliser le parcours téléphonique de ses appelants ?

Au-delà d’une simple personnalisation des annonces enregistrées, il est important de penser et comprendre chaque étape du parcours téléphonique.

Etape 1 : le prédécroché

Il s’agit d’un message de bienvenue qui se déclenche automatiquement lorsque des personnes tentent de joindre une ligne professionnelle. Il a pour but de faire patienter l’appelant pendant la sonnerie du destinataire, jusqu’à ce que ce-dernier puisse décrocher. Il s’agit de la vitrine téléphonique de votre entreprise.

Il est donc important de bien choisir les informations à intégrer dans votre prédécroché : un mot de bienvenue, le nom de votre société, les jours et horaires d’ouvertures, etc.

« Bonjour et bienvenue chez [nom de la société] ; un conseiller va donner suite à votre appel.

Nous vous informations que dans le cadre de notre démarche qualité, cet appel est susceptible d’être enregistré. »

Etape 2 : le serveur vocal interactif (SVI)

Le serveur vocal interactif (SVI) est un autre élément-clé du parcours téléphonique. Il s’agit d’un menu vocal interactif qui accueille l’appelant lorsque celui-ci contacte le standard. Comme son nom l’indique, il invite l’appelant à interagir avec le serveur par la voix ou par l’utilisation des touches de son téléphone.

Le SVI représente un outil pratique tant pour l’appelant qui choisit directement le service avec lequel il souhaite échanger, que pour les collaborateurs qui ne sont donc amenés à traiter que les demandes relatives à leur activité (comptabilité, support, service après-vente, etc.).

« Bonjour et bienvenue chez [nom de la société].

Pour joindre le service commercial, tapez 1. Le service administration des ventes, tapez 2. Le service après-vente, tapez 3. Pour toutes autres demandes, merci de patienter : nous allons donner suite à votre appel. »

Etape 3 : l’attente téléphonique

Lorsque l’appelant doit patienter avant d’entrer en contact avec le bon service ou le bon interlocuteur, il est également important d’optimiser l’attente téléphonique. La personnalisation de l’attente  consiste à adapter les éléments sonores pour qu’ils correspondent à l’image, aux valeurs et aux objectifs de l’entreprise. Cela peut inclure le choix d’une musique spécifique, la rédaction de messages informatifs ou promotionnels, voire même une estimation du temps d’attente.

« [Nom de la société] vous remercie de votre appel et vous invite à patienter quelques instants.

[Nom de la société]  met à votre disposition une équipe compétente, dynamique et spécialisée dans […].

N’hésitez pas à consulter notre site internet : www.siteinternet.fr

Nous profitons de cette attente pour vous communiquer nos horaires d’ouverture : du lundi au vendredi de 09h00 à 19h00 et le samedi de 09h00 à 13h00. »

Etape 4 : le répondeur

Le répondeur est le dernier outil du parcours téléphonique. Il existe deux types de répondeur :

• Le répondeur enregistreur, qui invite l’appelant à laisser un message
• Le répondeur simple, qui diffuse une annonce avant de raccrocher sans laisser la possibilité à l’appelant d’enregistrer un message

Le répondeur simple est très utilisé par les entreprises. Le message diffusé explique généralement la raison pour laquelle l’appelant n’a pas pu joindre un collaborateur (appel hors horaires d’ouverture, fermeture exceptionnelle / estivale / pour les fêtes de fin d’année, etc.) et peut parfois joindre les coordonnées d’un contact secondaire de cas d’urgence (numéro d’astreinte, par exemple).

« Bienvenue chez [nom de la société].

Nous vous accueillons du lundi au jeudi de 08h00 à 19h00, le vendredi jusqu’à midi.

Pour toute urgence, merci de composer le 0X XX XX XX XX.

 A bientôt. »

Les informations de personnalisation sont multiples : informations générales sur votre société, ton utilisé, humour, musique de fond, etc.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les personnalisations possibles à chaque étape, vous pouvez cliquer sur le bouton ci-dessous.

En savoir plus

Vous avez la possibilité d’offrir à vos clients une image positive et accueillante de votre entreprise à chaque étape du parcours téléphonique, parmi d’autres avantages…

Quels sont les avantages à personnaliser les différentes étapes du parcours téléphonique de votre entreprise ?

Comme vous venons de le voir, il est important de mettre en place un parcours personnalisé et optimisé afin d’assurer la satisfaction des appelants. Par ailleurs, cette personnalisation présente d’autres avantages non négligeables :

#1 : Professionnalisme accru

Un parcours téléphonique personnalisé donne une première impression positive aux clients et partenaires. Elle permet de renforcer l’image de l’entreprise en lui conférant une image plus sérieuse, à l’écoute des besoins et, de manière plus générale, plus professionnelle. Les messages clairs et adaptés reflètent une société soucieuse de la qualité de son service.

#2 : Amélioration de l’expérience client

L’optimisation et la personnalisation de vos annonces permettent de diriger les appelants directement vers les bonnes personnes ou les bonnes informations, réduisant ainsi le temps d’attente et améliorant l’expérience client. Cette approche renforce la satisfaction client, favorise la fidélisation et génère des retours positifs.

#3 : Gestion efficace des appels

Lors de la personnalisation de votre parcours téléphonique, vous pouvez inclure des options de menu interactif pour diriger les appelants vers les services souhaités. Cela vous permet d’offrir à vos appelants un circuit clair et direct.

Une gestion efficace des appels permet également à vos équipes de se concentrer uniquement sur leurs spécialités et de gagner du temps au quotidien. En effet, optimiser la gestion des appels en orientant les appelants vers les bonnes ressources réduit le besoin de transferts multiples entre les différents pôles.

#4 : Communication globale améliorée

Un prédécroché personnalisé peut être utile tant pour des besoins externes qu’internes. Il peut informer les appelants sur les heures de bureau, les événements spéciaux ou d’autres informations pertinentes. Cela garantit une communication claire et cohérente au sein de l’entreprise et aide à maintenir une gestion efficace de l’information au quotidien.

#5 : Suivi efficace des appels et des demandes

L’optimisation du parcours téléphonique peut inclure des fonctionnalités telles que l’enregistrement des messages vocaux, la transcription automatique des messages ou même des options de rappel automatique. Ces fonctionnalités facilitent le suivi des appels manqués, des demandes de renseignements et des commentaires des clients, permettant ainsi une gestion plus efficace des communications et une réponse rapide aux besoins des clients.

Vous souhaitez personnaliser vos messages téléphoniques ?

Synovo IT Solutions vous accompagne dans la démarche !

Pour en savoir plus sur les modalités d’enregistrement, remplissez directement notre formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous pour vous accompagner dans l’élaboration d’un message adapté à vos besoins.

L’article Téléphonie d’entreprise : pourquoi personnaliser chaque étape du parcours téléphonique ? est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Ainsi, tous les ans au mois d’octobre, cybermalveillance.gouv.fr et l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) organisent une campagne de sensibilisation aux bonnes pratiques du numérique. Le but est de prendre conscience des cyberdangers qui existent : quels sont-ils ? comment s’en protéger ? comment réagir en cas de cyberattaques ?…

Synovo Group X le Cybermoi/s

En tant qu’éditeur de logiciels et prestataire informatique, sensibiliser les citoyens (professionnels et particuliers) nous tient particulièrement à cœur.

C’est pourquoi les équipes Synovo Group participent au Cybermoi/s depuis 2020 ! Chaque année, nous vous partageons nos projets en lien avec la cybersécurité sous forme de contenus variés :

2020 : halte au chantage numérique

En période de crise sanitaire, les entreprises ont dû développer de nouvelles méthodes de travail et de collaboration, ce qui a notamment mené à la démocratisation rapide du télétravail. Nous avons réalisé, avec notre Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information, une vidéo FAQ répondant à toutes les questions que vous vous posiez le plus.

Découvrir notre vidéo de 2020 sur le chantage numérique.

2021 : la gestion des mots de passe ‍

Vous en avez certainement eu des dizaines, si ce n’est plus encore. Et même si la majorité d’entre vous connait déjà les recommandations habituelles faites par les autorités, les appliquez-vous vraiment ?

C’est que nous avons tenté de découvrir en allant à votre rencontre !

Découvrir notre micro-trottoir de 2021 sur les mots de passe.

2022 : tous ensemble face aux rançongiciels et au hameçonnage

Cette thématique semblait tout à fait d’actualité puisqu’en 2021, l’ANSSI a constaté une augmentation de 37% des intrusions avérées dans des systèmes d’information. Les techniques d’hameçonnage s’étant diversifiées avec le temps, nous avons réalisé une série de cinq sketchs illustrant différentes situations du quotidien impliquant ces nouvelles méthodes.

Découvrir notre mini-série de 2022 sur les rançongiciels et l’hameçonnage.

Cybermoi/s 2023 : un mois pour devenir #CyberResponsable

Pour cette nouvelle édition, le thème est le suivant : un mois pour devenir #CyberResponsable !  Cette année, l’accent sera donc mis sur la fraude par ingénierie sociale.

Qu’est-ce que l’ingénierie sociale ?

Les fraudes par ingénierie sociale regroupent toutes les attaques au cours desquelles les cyberattaquants manipulent les victimes et abusent de leur confiance pour leur soutirer de l’argent ou des informations personnelles.

Pourquoi avoir choisi l’ingénierie sociale comme thématique ?

La fraude par ingénierie sociale (et le phishing en général) est le type d’attaque le plus courant pour atteindre une organisation. De plus, les tendances traduisent une augmentation à venir de ces fraudes.

En effet, d’après l’ENISA (European Union Agency for Cybersecurity : organisme européen de référence en matière de cybersécurité), l’émergence des nouvelles technologies comme l’Intelligence Artificielle ou les outils d’automatisation rendent les attaques par ingénierie sociale plus facile et accessible.

Cybermoi/s 2023 : découvrez le livret de Synovo Group !

Une fois n’est pas coutume : Synovo Group participe à l’édition 2023 du Cybermoi/s.

Cette année, Synovo Group a réuni ses experts en cybersécurité autour d’une table ronde afin d’échanger sur la thématique de l’année et vous préparer un livret  regroupant toutes leurs connaissances sur l’ingénierie sociale. Définition simple, exemples concrets, conseils et tips pour se protéger… nous vous expliquons tout !

Retrouvez les témoignages et conseils de Romain, Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information, Guillaume et Michel, Dirigeants de Synovo Group, ainsi que de Lisa Responsable Marketing & Communication.

Découvrir le livret sur l’ingénierie sociale

Synovo Group et ses prestations de sécurité

Synovo Group accompagne les entreprises dans le déploiement de leur stratégie de sécurité ! Structurée en 4 prestations complémentaires, notre gamme de services vous offre une vision 360° concernant la sécurité de vos données informatiques. Pour en savoir plus sur nos offres de consulting en sécurité, visitez notre page dédiée.

L’article Cybermoi/s 2023 : un mois pour devenir #CyberResponsable est apparu en premier sur SYNOVO Group.

Cela fait désormais presque deux ans que Synovo Group a rejoint l’association et participe à la dynamisation du territoire alsacien. A cette occasion, nous avons interviewé Laurent, Expert Technico-Commercial et Gérant de notre boutique à Altkirch, qui représente Synovo Group au sein de l’association.

Synovo Group X SundGo Pro, en quoi consiste ce partenariat ?

L’interview de Laurent

#1 : Qu’est-ce que SundGo Pro pour toi ? En quoi consiste cette association ?

« Il s’agit d’une association regroupant des chefs d’entreprise du secteur d’Altkirch, partageant une même vision et des objectifs communs :

• Favoriser le développement économique des membres sous forme de recommandations professionnelles
• Réaliser des actions de communication diverses au profit des membres
• Construire des partenariats économiques solides et locaux
• Mener des actions de bénévolats pour le territoire
• Parrainer les jeunes entreprises émergentes
• … »

#2 : Quand Synovo Group a-t-elle rejoint l’association ?

« Synovo Group a rejoint l’association en janvier 2022, grâce à notre boutique située à Altkirch. »

#3 : Quel est le rôle principal de Synovo Group au sein de l’association ?

« Nous donnons principalement du temps et des idées dans tous les projets de l’association. Par ailleurs, nous apportons également notre expertise informatique tant au sein de l’association qu’auprès des acteurs du territoire du Sundgau. »

#4 : Pourquoi avoir rejoint l’association ?

« Il y a plusieurs raisons. La plus évidente, concerne la partie business : rejoindre SundGo Pro nous a permis de créer de nouveaux partenariats avec des entreprises de l’association, de gagner en visibilité et en notoriété, de partager une nouvelle vision de l’entreprise au sein d’une économie locale, etc…

Mais pas seulement.

L’association prône des valeurs fortes qui nous tiennent à cœur : l’entraide entre entrepreneurs, le soutien en cas de difficulté ou encore les actions de bénévolat… Ce partage de valeurs nous a permis à tous de participer à des projets uniques et formateurs.

Par exemple, le projet de bénévolat le plus récent est la mise à disposition de meubles adaptés pour les enfants atteints de paralysie cérébrale au sein d’une association : les arbres ont été abattus dans le Sundgau, une scierie partenaire nous a aidés à transformer le bois, le lycée technologique de Cernay a confectionné les meubles… Tout ce projet a été financé et piloté par SundGo Pro et ses membres ; nous en tirons tous une grande fierté et de très bons souvenirs. »

#5 : Autre chose à ajouter ?

« Au-delà des projets professionnels et associatifs, SundGo Pro c’est aussi de l’entraide, du partage et de la bonne humeur : les membres sont soudés et nous partageons régulièrement des moments de convivialité (les membres se souviendront encore d’une sortie en paddle…). »

Pour en savoir plus sur SundGo Pro, vous pouvez consulter leur site internet en cliquant ici.

A la recherche d’un prestataire informatique ?

Pour en savoir plus sur nos Synovo Group et ses prestations informatiques, remplissez directement notre formulaire de contact. L’un de nos conseillers IT Solutions reviendra vers vous pour vous accompagner dans la démarche.

L’article Synovo Group fait partie du réseau SundGo Pro ! est apparu en premier sur SYNOVO Group.